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審議委員會召集會議得否代理出席?開會過程是否應錄音或錄影,會議紀錄與存證資料之保存期限與保管方式為何?

一、依公開收購公開發行公司有價證券管理辦法第14條之1第5項規定,審議委員出席方式準用「公開發行公司併購特別委員會設置及相關事項辦法」第7條第2項規定,故審議委員均應出席會議參與討論(得以視訊方式進行),不得授權代理出席,且個別委員之意見應明確表示同意或反對,不得棄權。

二、依公開收購公開發行公司有價證券管理辦法第14條之1第6項規定,審議委員會之議事,應作議事錄,審議過程公司應全程錄音或錄影存證,議事錄與相關存證資料之保存期限與保管方式準用「公開發行公司併購特別委員會設置及相關事項辦法」第10條規定,包括:

  1. 議事錄應永久妥善保存,備供查核。
  2. 公司應將審議委員會之開會過程全程錄音或錄影存證,並至少保存5年,保存得以電子方式為之。上開保存期限未屆滿前,發生關於相關議決事項之訴訟時,相關錄音或錄影存證資料應續予保存至訴訟終結止。
  3. 以視訊會議召開審議委員會者,其視訊影音資料為議事錄之一部分,應永久妥善保存。
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