本篇分為三個部分，什麼是有效開會、會前準備、演講本身。

什麼是有效開會

1. 會前完成通知開會對象，準備需到位
2. 會中就主要內容進行充分討論
3. 會後將追蹤事項一一落實

會前準備

開會前要確定會議的內容，區分主要內容及次要內容

【事前可以做的】

不論是仲介機構協調會、承辦組重要問題討論會、客戶問題彙報會、還是什麼樣形式的會議？

都要先和長官確認會議的問題、目的，先內部溝通，再和會計師與律師確認，最後再跟客戶彙報確認回復，並讓客戶協調出他們最適合的時間。

跟客戶的溝通時要確認對方需要參與的人員，本次會議的重點，時間，並在會議前或會議中給客戶以備忘錄等檔案形式進行彙報。

開會前一天通知，如果可行，提早兩天會更好，因此若是週一開會，就可在前一周的週四和客戶進行確認。

【現場需要做的】

作為各方人員協調方，提前抵達會議現場準備文件檔案，並完成設置簡報時所需的設備，包括螢幕畫面、麥克風及Wifi等。

【簡報使用文件】

日常工作中PPT簡報很常見，以Word備忘錄直接進行說明也是可行的，亦在會議中直接進行即時記錄與補充。

演講本身

盡量減少不自信的銜接詞

包括但不限於：emm，然後，啊。

讓自己習慣使用結構化的連接詞去填充空隙，比如

“這個問題，需要具體一點分析..”

“嗯，這是一個需要考慮的角度..”

“這是我們比較關注的點，其次，我們也需要考慮..”

“對，我們可以分幾個角度來分析一下這個事項..”等等

當我們習慣於使用這些詞的時候，一方面給我們留出更多思考時間，一方面也非常有助於我們理清思路，讓我們保持足夠的冷靜。

意見交流

當把自己想講述的內容講完，如果預設應該會有人發出疑問，大家卻沒有討論的時候，請不要裝做這個事項沒有問題，應該當下就勇敢提出，引發大家討論。另外針對簡報內容不要乾講，盡可能舉例或者透過各種方法讓大家不要走神。此外，注意說話時保持一定的音量以及適當的變化語調。