董事會

董事會議事運作常見缺失有那些?

一、董事會議事規範內容不全:

  1. 未將部分「公開發行公司董事會議事辦法」規定事項納入議事規範,如未明訂「董事會應指定之議事單位」、「董事會議事內容」、「應提董事會討論事項」、「議事錄應記載內容」、「監票及計票方式」、「不得以臨時動議提出事項」、「延期審議」、「延後開會」、「暫停開會」、「不記入表決權之董事」及「全程錄音或錄影」等事項。
  2. 董事會以每年召開四次為原則,與「公開發行公司董事會議事辦法」董事會應至少每季召開一次不一致。
  3. 公司章程未訂遇緊急情事得不經書面通知隨時召集董事會,惟「董事會議事規範」訂有臨時董事會之召集,不以書面通知各董事、監察人。
  4. 議事規範所訂應提董事會討 論事項,未包括「募集、發行或私募具有股權性質之有價證券」及「依證券交易法第14條之3、其他依法令或章程規定應由股東會決議或提董事會之事項或主管機關規定之重大事項」等事項。
  5. 董事會休會期間之授權範圍,包括法令規定應提董事會討論事項在內,如「訂定有效及適當之內部控制制度」、「選任經理人」及「對會計師之選任」等事項。
  6. 董事會休會期間之授權範圍未具體明確,如以公司「授權裁決簡則」或「資金貸與他人作業程序」代替授權原則。

二、作業程序不完備:

  1. 董事會之召集,未於7日前(自通知翌日起至開會前1日止共7日)將召集通知或足夠之會議資料寄送各董事、監察人。
  2. 董事會之召集,召集通知未列示日期或未保留寄送軌跡,致無法查證是否於7日前寄送各董事、監察人;另召集通知書上未有「一併寄送」議事內容相關資料
    之軌跡,致無法判斷是否提供足夠之會議資料。
  3. 董事會開會時未能完成錄音或錄影。
  4. 董事會議事錄寄送各董事及監察人之憑證,未妥善留存。

三、議事內容不完整:

  1. 定期性董事會之議事內容,未包括「上次會議紀錄及執行情形」、「重要財務業務報告」、「內部稽核業務報告」及「上次會議紀錄及執行情形」等事項。
  2. 內部稽核主管未列席定期性董事會並做報告。

四、議事錄記載不全:

董事會議事錄未詳實記載「會議屆次(或年次)」、「董事出席狀況,包括出席、請假及缺席者之姓名與人數」、「列席者之姓名及職稱」、「董事、監察人、專家及其他人員發言摘要、反對或保留意見」等事項。

五、其他:

  1. 董事出具委託書未列示日期。
  2. 法人董事指派自然人代表變動及赴大陸投資未發布重大訊息。
  3. 監察人委託他人列席未親自列席。